Genii utilise un système d'authentification basé sur la norme OAuth2 avec code OTP (One-Time Password). Le code OTP est envoyé par email et permet de valider la connexion sur un navigateur spécifique, garantissant que l'utilisateur est bien propriétaire de l'adresse email.
Le service d'authentification est séparé du reste de l'écosystème et utilise sa propre base de données, gérant uniquement l'authentification et la gestion des comptes utilisateurs.
Il existe 3 types de comptes :
Les utilisateurs et administrateurs ont les mêmes droits, sauf que les administrateurs peuvent inviter de nouveaux collaborateurs.
Un Customer Success Manager ou commercial Tolk.ai envoie au client un email contenant un lien de création de compte. Le client renseigne son email et définit un mot de passe, puis reçoit un email de confirmation.
Les administrateurs peuvent inviter des collaborateurs depuis la section "Settings" > "Team". Les collaborateurs invités reçoivent un email avec un lien pour créer leur mot de passe.
Les administrateurs peuvent désactiver ou supprimer les comptes utilisateurs depuis la page "Team". Pour supprimer un compte administrateur, une demande doit être faite auprès du CSM référent (délai d'environ 48h).
Une revue des comptes est réalisée tous les trimestres par l'équipe CSM pour désactiver ou supprimer les comptes non utilisés.